Проект по автоматизации обработки внутренней документации РЭП Холдинга стал продолжением сотрудничества Холдинга и Konica Minolta по проекту оптимизации и аутсорсингу печати, в результате которого удалось сократить парк печатных устройств на 50%, снизить объём печати на 20% и уменьшить трудозатраты на сервисную поддержку на 90%.
На подготовительном этапе нового проекта специалисты Konica Minolta провели аудит текущих документоемких процессов и в качестве пилотной задачи выбрали один из наиболее активных процессов работы с внутренними документами. До внедрения автоматизации оформление и обработка одного такого документа вручную занимала не менее 10 минут. Специалисты Konica Minolta внедрили решение на базе Document Navigator Server, разработали коннектор к системе электронного документооборота (СЭД) «РЭП Холдинг», а также кастомизировали комплексное решение под задачи компании. Были автоматизированы такие этапы, как маркировка созданного документа штрихкодом, его распознавание, переименование и размещение в СЭД с автоматическим поиском заданной карточки документа. В результате процесс оформления стал занимать всего 1 минуту.
«За 2,5 месяца с момента внедрения проекта было обработано 230 документов, при этом средняя экономия времени на обработку составила 9 минут на один документ, а общая экономия – 38 часов или 4,75 рабочего дня сотрудника. Вместе с тем, решение гарантирует 100% исключение ошибок при размещении документа в СЭД», – делится результатами проекта Кирилл Григоров, руководитель отдела информационных систем АО «РЭП Холдинг». – Это очень хорошие показатели, поэтому мы будем масштабировать решение на другие документоемкие процессы. Мы только что завершили автоматизацию процедуры оформления договоров и спецификаций. В ближайших планах – автоматизация работы с другими типами документов».
Также Konica Minolta внедрила сервис мобильной печати в компании заказчика: решение для аутентификации SafeQ позволяет отправить документ на печать прямо с телефона или планшета iOS (печать с устройств на платформе Android будет запущена в ближайшее время) как с корпоративной, так и личной почты. «В рамках проекта реализована функция гостевой печати с мобильного устройства, когда гость может самостоятельно зарезервировать свой электронный адрес в системе и привязать карту для выпуска заданий на печать, – комментирует Наталья Кравченко, руководитель подразделения Konica Minolta Business Solutions Russia в СЗФО При этом гостевая учетная запись может быть как временной, так и постоянной».
О «РЭП Холдинг»
АО «РЭП Холдинг» — ведущий российский энергомашиностроительный холдинг, разработчик, производитель и поставщик энергетического оборудования нового поколения. Осуществляет конструкторские разработки, изготовление и комплексные поставки энергетического и электротехнического оборудования для газовой, нефтяной, металлургической и химической промышленности, для энергетики и электросетевого комплекса.
